みなさんこんにちは。プロジェクト、遂行していらっしゃいますか？
定常業務と違ってやることが多いし、タスクや期限に追われたり、状況が把握できなくなったり、独特の難しさがありますよね。
今回はkintoneでプロジェクト管理ができないか考えてみました。
プロジェクト管理について
プロジェクトとは
プロジェクトとは、特定の目標を達成するために、一連の活動や作業を計画・実行する一時的な取り組みを指します。プロジェクトには明確な開始と終了があり、時間、コスト、品質、人材などの制約の中で成果物を生み出すことが求められます。
- 開始と終了がある。
- リソース、品質、コスト、スケジュールなど制約がある。
定常業務とは違った特徴があります。あなたのお仕事は定常業務ですか？ プロジェクトでしょうか。
プロジェクト管理とは何をするのか
プロジェクト管理とは、プロジェクトの目標達成に向けて、計画、実行、監視、制御、完了を体系的に行うプロセスです。具体的には以下の活動を含みます
- 計画: 目標設定、スケジュール作成、リソースの割り当て
- 実行: タスクの実施、チームの指揮
- 監視・制御: 進捗状況の把握、問題の特定と解決、必要な修正
- 完了: 成果物の納品、プロジェクトの評価と振り返り
最も重要な内容は監視・制御です。なぜならプロジェクト管理者は匂い（火事の匂い）をかぎつける必要があるからです。何かが起こってから対処しても遅いので、管理者は「嫌な予感」を感じ取り、そこに対処します。
プロジェクト管理製品の弱点
新しい製品を導入して、うまく使いこなせなかった経験はありませんでしょうか？ プロジェクト管理ツールはそこにメンバーが集まって情報交換をする、囲炉裏のような場所でなければなりません。
習得に時間がかかる
多くのプロジェクト管理ツールは高機能であるがゆえに、使いこなすまでに時間がかかることが多いです。特に専門的な知識が必要な場合、導入教育や研修が必要となり、使うのが面倒になってしまい、情報が上がらなくなってしまいます。
管理対象が違う
一般的なプロジェクト管理ツールは、特定の業界や用途に特化していることが多く、全てのプロジェクトに適用できるわけではありません。そのため、異なる種類のプロジェクトを一元的に管理することが難しい場合があります。
例えば、コストに注目したツールでは費用を徹底して管理しますが、実行に注目したツールでは課題の解消やタスクを管理します。プロジェクトの管理対象が違うと、専門製品は利用に値しないということになってしまうでしょう。
柔軟な変更ができない
多くのツールは、事前に設定されたプロセスに従うことを前提としているため、プロジェクトの進行に伴う柔軟な変更が難しいことがあります。例えば、急なスケジュール変更やリソースの再配置が必要な場合、ツールの制約が大きな障害となることがあります。
kintoneの利点
kintoneは、これらの弱点を補完するさまざまな利点を提供します。
簡単な習得
直感的なユーザーインターフェースにより、短時間で基本的な操作を習得できます。
さまざまなアプリを利用できますが、⊕ボタンで追加といった統一がされているため、新しいアプリを作っても習得が早く済みます。
柔軟なカスタマイズ
各プロジェクトのニーズに合わせて、アプリを自由にカスタマイズできます。特定の業界や用途に依存せず、汎用的に使えるため、どんなプロジェクトでも適用可能です。
自分たちにためのアプリを自分たちのために作成していくことが可能です。
コミュニケーション
プロジェクト管理に最も重要な要素は「監視・制御」であると述べました。ではどのように匂いを感じ取り「嫌な予感」を得るのでしょうか？ それはコミュニケーションです。
kintoneではコメントや掲示板といった多彩なコミュニケーション手段が用意され、またレコードがURLと紐づいているので、データを共有しやすくなっています。
まとめ
kintoneには「プロジェクト管理」アプリテンプレートがありますが、フィットせずに、あきらめてしまった方もいらっしゃるのではないでしょうか？
kintoneのアプリテンプレートで始める場合は「懸案管理」というアプリがありますので、プロジェクト管理にはこちらから入るのが筆者のおすすめです。
また更なるパワーアップに最適なプロジェクト管理プラグインがあります！
みなさんのプロジェクトがうまくいきますよう祈っております。また、kintoneの楽しい活用法がありましたら、ぜひ我々に教えてくださいね！
