こんにちは！
突然ですが皆さんの会社では議事録の管理と共有に何を使われていますか？
議事録では情報共有とタスク管理が出来ていることがとても重要です。これが出来ていないと情報の漏れやタスク遅延が発生しやすくなります。
ここでkintoneの出番！ この記事では、kintoneの具体的な機能を活用して、会議管理をいかに効率化できるかを紹介します。
即時で議事録共有
kintoneで議事録アプリを作成し、レコードを追加すると即座に関係者に通知をし情報共有することが可能です。すべての参加者がkintone上で確認できるため、会議後にメールで議事録を送ったりせず情報共有の手間が省けます。さらに、議事録には編集履歴が保存されるため、いつ、誰が何を編集したのかが明確になり、情報の透明性を保つことも可能です。
参加者と通知先を分けたいとき(参加者は部署メンバー、通知先はマネージャーも含む…など)は「アプリの条件通知」にて設定を分けることも可能です。
タスク管理とフォローアップ
会議で決定したタスクは「サブテーブル」や「ユーザ選択」を入れた一覧やカレンダーを作成することでフォローをすることも可能です。
また、kintoneの自動通知機能を利用することで、タスクの期限が近づくと担当者に自動でリマインダーを送信することも可能です。
さらにタスクを細分化して管理するには、各タスクに「優先度」を設定させるのも良いアイディアかもしれません。
タスク遅延や漏れを防ぎながらプロジェクト全体の進捗を把握していきましょう。
非公開設定のヒント
議事録は出来る限りオープンにした方が良いですがインサイダー取引防止の関係上など、どうしても一部メンバーのみ閲覧可にしたいなど公開制限をかける必要があるかと思います。
そんなときのアプリ設定ヒントをご紹介します。
こちらのようなチェックボックス(ドロップダウンでもOK)を置いてみましょう。
その後、「レコードのアクセス権」設定にて以下のように設定します。
すると「参加者」のみが該当レコードを閲覧することが可能となります！
なんでも非公開にしてしまうと情報共有が出来なくなってしまいますので適切なルールを設けて上手に情報管理をしていきましょう！
まとめ
いかがでしたか？
kintoneを利用した議事録で、確実に情報を共有し、結果が出るチームを目指すことができますよ。
はじめてのkintoneの導入で、何を作ったらいいか迷っている方にも、おすすめです！
