事例：有限会社CHEER様（愛知県）

コミュニケーションの中心にkintoneを据えて雑談を情報に！
基幹システムだけでは実現できない業務の円滑化に貢献。

15年以上前からのサイボウズ製品ユーザー。介護・障害者福祉系のシステムとkintoneを併用している。
スタッフ間の会話の中で、当たり前のようにkintoneの話題が出てくるほど組織に浸透している活用法についてお聞きしました。

何より大事なコミュニケーション！

情報をストックし活用できるのがkintoneの良さ。

ー kintoneを導入した経緯を教えてください。

私たちの仕事はコミュニケーションで成り立っています。それは利用者さんとの関係だけでなく、スタッフ間でも同じです。ですから、もう15年以上も前からサイボウズ製品（グループウェア）を使ってきました。kintoneが登場したときには当時使っていたサイボウズデヂエと比較して、スタッフみんなが「コレ待ってました！」という反応でしたね。

ー 「情報」というものをすごく大事にされていますね。

情報と雑談を分けて考えることにはこだわっています。今はコミュニケーションツールとしてLINEやChatworkなどが使われることも多いですよね。
ただ、それらでは大切な情報も流れていってしまいます。リアルでいうところの雑談ですね。

ところが、雑談もストックすることで貴重な情報になります。「集める」「整理する」「使う」の流れが機能してこそ情報は活かされると思っているのですが、まさにkintoneはそれが得意なツールです。kintoneは積み上げる情報と流れていく情報を同時に扱えるという点で、とても使い勝手が良くユニークだなと思います。「仲がいいからこそ情報は雲の上に」がコンセプトです。

kintoneに入力する心のハードルを低くする工夫。

ー 多くのスタッフさんがいますが抵抗なく使われていますでしょうか。

ずいぶん前には、話せば済むことまであえて入力をすることに納得できない抵抗勢力もありました。今でも入力を面倒に感じている人はいるでしょう。ですから、しっかりと情報を集めるために、こちらもいろいろと工夫をしています。アプリのアイコンをオリジナルのイラストでかわいくしているのもそのひとつです。

また、情報を入力するきっかけづくりもしています。たとえば、スタッフさんの誕生日に会社からバースデーケーキをプレゼントしているのですが、kintoneで好きなケーキを選んでもらう際に、同じ画面で仕事に関する楽しいエピソードを教えてもらっています。普段はなかなか入力が進まない人も、このときばかりは即入力してくれて「そんなにケーキほしいんだね〜」ってみんなで笑っています。回答はすべてkintoneにストックされていくので、過去の情報を見るとスタッフさんの成長を感じることもできますね。

ー おもしろいですね。その他の使い方はどうでしょう。

「じぶんフォーム」を使って90人程いる現場のスタッフさんから意見やアイデアを出してもらうこともありますし、賞与のタイミングにはアンケート形式でヒアリングをしています。また、実務的なアプリとしては資格証明書の管理がすごく便利です。私たちの仕事は行政とのやりとりも多く、定期的に資料を提出しないといけないのですが、今の規模で昔のように紙で管理をしていたら、とても手に負えないと思います。これは同業の方からもうらやましがられますね。

社内システムの一例

顧客マスタから全ての情報にアクセス

既存の基幹システムでは現場で必要な情報のコンプリートが柔軟にできなかったが、kintoneだと必要な情報を顧客レベルで集めてアクセスが可能なので顧客軸で集まった情報を閲覧＋アクセスする事が可能。
新たに必要になるアプリもここからアクセスする事ができる。

事故報告書

顧客マスタと連動し　記録ができる。もっともオーソドックスなkintoneの使いかた。
こういった基本的な情報収集アプリは、顧客情報を軸に集約され、アクセスを容易にしている。

税理士さんとの連携

会計システムでは搭載できない情報共有が可能で、質問・回答　のキャッチボールが可能。
記憶ではなく記録として会計システム（確定）の手前の煩雑なコミュニケーションがヌケモレなく行うことができる。

採用フロー

採用申請（担当者）から承認を受けてから、種々の手続きのステータスを確認できるカンバンボード画面。
採用のみならず、採用した方が継続的に勤務できているのかの確認もできる。
次の「求人サービスとの調整」につながっている。

求人サービスとの調整

複数の求人サービスを利用する場合の、広告担当者様とのやり取りにkintone連携サービス「じぶんページ」から入力し掲載期間、掲載内容、掲載費用などを収集。
実際の採用活動と紐づけて、受けた求人サービスと実際の効果を測定している。
闇雲な求人広告の掲載がなくなった効果があった。

コロナ中の確認　

ご利用者様およびスタッフのの感染状況の把握し、いつ発症し　いつか解除されるのか？　いつまで特別な対応が必要なのか？を把握することができる。
特にいつまで限られたリソースで支援を行わなければいけないのかの判断をしなければならず一時的な無理はいつまでなのかがわかり、気持ちがラクになった。
このアプリの作成時間は15分ほど。これが必要だっ！と思った瞬間作成可能なところがいい！

kintoneのUIには優しさを感じる。

ヘビーユーザーならではの感覚。

ー もはやkintoneはなくてはならない存在ですね。

そうですね。長年、サイボウズ製品を利用していますが、なかでもkintoneは入力フィールドのサイズひとつとっても心地良いんですよね。PCやWebを使い慣れていない人にとっても親しみやすいのは、サイボウズ製品が日本製だからでしょうか。UIにマイクロソフト系にはない優しさを感じます。

ー すでにヘビーユーザーですが、ますます活用が進みそうですね。

はい。リアルの雑談もクラウド上でのコミュニケーションも賑やかな、メタバースがはじまっているような雰囲気で、なおかつ、普段からスタッフ間の会話がkintoneありきで行われているような会社なので、活用の幅はどんどん広がっていくと思います。その分、kintoneの歯がゆさも感じているので、プラグインも含めてより使いやすく進化し続けてほしいですね。

記事公開日: 2023年4月6日