事例：株式会社ジャパンライフアシスト様（愛知県）

会社の成長に柔軟にできるシステムとしてkintoneを活用。

将来を見据え、kintoneを活用した情報管理の仕組みづくりに計画的に取り組む成長企業。導入から運用までkintone活用の中心を担う関さんと、管理部のスタッフをまとめる高橋さんに、業務改善の現状と将来の構想をお話をお聞きしました。

kintone導入の経緯

成長に合わせて社内で対応できる柔軟性が魅力。

ー まず、kintoneを導入することにしたきっかけを教えてください。

関：はい。当社のこれからの成長を考えたとき、情報管理の環境を整えていく必要性を感じていました。ただ、現状ではシステム部門があるわけではなく、専門知識のない我々でも使いやすいkintoneが適しているのではないかと考えました。

ー 数あるツールの中でkintoneを選択した決めては何ですか。

関：そうですね、私自身がこれまでのキャリアの中でkintoneを使った経験があったので、ツールの特性は理解していました。ノーコードでアプリを開発でき、社内でも維持管理ができることは、運用とコストの両面から大きなメリットとなります。クラウドなので使用する環境やデバイスを選ばないことも魅力でした。

kintone活用の現状

情報管理からコミュニケーションまで。

ー 社内でどのようにkintoneが活用されているのか教えてください。

高橋：現状では管理部を中心に運用しています。具体的には、まず案件管理です。基本的な顧客情報に対し、契約内容や進捗管理などを紐づけて把握できるようにしています。発注書等は定型フォームを活用してスムーズに作成できるようにし、業務の効率化を図っています。

ー kintoneの導入以前はどのように管理されていたのでしょうか。

関：これまで案件管理は別のソフトウェアで行っていました。ただ、専門知識とスキルが必要で社内での管理が難しく、今後、会社をスケールさせていくことを考えると運用・維持コストの負担が大きくなることが想定されました。kintoneを導入してからは必要に応じて項目の追加や修正が簡単にできるようになり、スタッフもその柔軟性を実感しているところです。

高橋：総務関係のさまざまな台帳もエクセルからkintoneのアプリに移行することで管理がしやすくなりました。たとえば、社用車管理台帳では車両の情報とともに車検証や運転免許証なども管理して、更新期限があるものについてはアラートを設定しています。忘れることがないので安心です。

日報アプリ
ジャパンライフアシスト様の業務ノウハウや個人情報を多く含むため、ここでは掲載できませんが、もっとも有効に使われているkintoneアプリだと筆者は感じました。

管理部門の事務作業の生産性の向上を図るものですが、「評価のためのものではなく、自分の成長のために使ってほしい」という思いを感じました。

車両管理アプリ

管理台帳の例。車両の情報をkintoneで管理。データではしにくい情報も添付ファイル画像で見やすく整理できます。

今後の展望

育成評価（人事評価）との連携も視野に。

ー 「自分でもできる」と実感することで苦手意識を克服。

関：kintoneを実際に触っていると、本当に手軽にアプリを作れるようになります。自分でもできることが分かると楽しくなり、活用が広がっていくと、結果として業務が楽になる。この好循環を実感できるとモチベーションが上がります。導入当初はシステムへの苦手意識を持つ人も多かったのですが、使っていくうちに一人ひとりの意識が変わっていくのが分かりました。

ー 業務の効率化にとどまらず人の成長を促すツールへ。

関：会社がスケールしていくための原動力は人材です。その人材の育成にもkintoneを活用していこうと考えています。現在も業務日報にkintoneを活用していて、振り返りの中でスキルの可視化をしています。

また、日報アプリの中では、コメント機能を上司と部下の報連相に使ったり、職種ごとに閲覧権限を制御してスタッフ間の情報共有を行うなど、kintoneの機能を活用しています。kintone内で日常的にやりとりをしているので、定期面談など対面でのコミュニケーションの時間も充実します。将来的には、これらの情報を育成評価（人事評価）に活用して、人材の育成に役立てていくことも考えています。