こんにちは！ 表計算ソフトからkintoneへの運用に変えてみましたか？ 今日は私たちが案件をやっていくなかでよくある、つまづきポイントをまとめてみました。
kintone化するときの弱点
単票形式は読み込めない
表形式のファイルはkintoneに読み込ませて簡単にアプリ化できますよね？ データのフォーマットごとにkintoneが自動で日付型や数値型に変換してさえくれます。
問題は「単票形式」のファイルです。単票形式とは一つのファイルが一つのデータになっている形式のことです。こういった形式では、アプリは自分で作らなければなりません。
コピペできない
いくつかのセルを選択してコピー、それを別のシートへペースト、しかも書式も罫線もコピーしてくれる機能が表計算ソフトにはありますよね。その機能を前提に運用が成り立っていると・・・kintone化するときはオペレーションから考えなくちゃいけなくなっちゃいます。
印刷機能が弱い
kintoneはデータベースですから、印刷されることを前提に作られていません。表計算ソフトで単票形式で作成されたファイルであれば、最初から印刷されることを前提にフォーマットが定められていて、実際の印刷物も、入力画面と大きな乖離がないですよね。
😋美味い！移行の方法
やっぱりkintoneじゃ無理か？？ と思われるかもしれませんが、うまく工夫してkintone化のメリットを生かせる運用を考えることができます。
表計算ソフトを無理にやめない
これは驚かれるかもしれませんが、kintoneに表計算ソフトのファイルを残して運用することも考えてみてください。
なぜkintone化したいのかというと、
- ファイル状態ではデータが利用できない（検索など）
- バージョンが交錯する
といった課題でした。
kintoneで添付ファイルフィールドを利用すれば、こういった課題はクリアできます！
全文検索とバージョン管理を利用しながら、コメント機能や通知機能を追加で利用できますよね。
おすすめはM-Solutions社の「Smart at tools for kintone Excel入力」です！ このプラグインはフォーマットが決まっていれば、特定の位置にあるデータをkintoneの項目へ転記してくれます。
マスターデータを整備する
表計算ソフトでは社内で共通のマスタデータ・・・つまり「取引先情報」とか「商品一覧」など、よく使われる決まったデータで、値が適正に管理されているもの、をkintoneのアプリに取り込んでおくことができます。
すると、運用するkintoneアプリ側でデータの引用や参照を行えるので、「入力者によって社名の書き方が違う！」みたいな問題に対処することができます。
表計算ソフトにはなくて、kintoneにはあるメリットを生かして、あたらしい便利さを探してみてください。
kintoneの印刷機能を使ってみる
kintoneに印刷機能があることを知っていますか？ 本職のパッケージソフトにはかないませんが、kintoneには印刷用の画面があり、しかもカスタマイズを施すことができます。
詳細画面などは普通にブラウザの印刷機能を利用すると、コメントや履歴が邪魔をしますよね。印刷機能を利用すれば、kintoneの画面のフォーマットを印刷に利用することができます。
もし本格的な印刷機能が必要であれば、トヨクモ社のプリントクリエイターやソウルウエア社のレポトンUが選択肢になります。また多彩な機能を持つ印刷専用のソリューションがいっぱいあります！
まとめ
いかがでしたか？ 表計算ソフトから移行してみると、最初は「やっぱり前のほうがよかった」となりやすいですが、運用していくとkintoneの良さに気が付いてきます。
みなさんもぜひkintoneの便利さをお仕事で共有してみてくださいね。
