Garoonで文書管理をはじめよう

みなさんこんにちは。Garoonに文書管理機能があることを知っていますか？

チームで大切な文書を管理する便利な機能をぜひ使ってみましょう。

文書管理機能とは

チームで文書（ファイル）を管理していると、様々な問題が出てきますよね。「どのファイルが最新・正しいものか分からない」「最後に編集したのがだれか分からない」「どこに保存したか分からない」といった問題が考えられると思います。

Garoonの文書管理機能を使えば、問題を解決し、さらに強力な機能を利用することができるようになります。さっそく紹介しましょう。

バージョン管理とは「誰が」「いつ」ファイルを変更したか、またその変更時点のファイルを取得することができるように履歴を残す機能です。最大履歴数を設定することで履歴データの巨大化を防ぐこともできます。

ファイル名に個人名や日付をつけて区別したりしていませんか？　社内に告知する正式なファイルはGaroonの文書管理にアップロードして、URLを掲示板で伝えましょう。

Garoonで文書管理を行う一番の利点は「全文検索」が可能なことでしょう！

ファイル名はもちろんのこと、Excelファイルやパワーポイント、ＰＤＦのテキストデータなど、多くの形式のファイルの内容にたいして検索をかけることが可能です。この機能で目的のファイルを簡単に見つけることができます。

すべてのファイルをGaroonにあげるといいというわけではありません。どんなシーンで使うと有効か、おすすめの利用法をご紹介します。

正しい情報を多くのメンバーと共有する必要がある規定類は、Garoonの文書管理に挙げるべき対象です。頻繁に更新する必要もないですが、誰が変更したかは管理対象となるので、世代管理も一緒に利用すれば安心です。

単純に掲示板に添付ファイルで張り付けてしまうと、更新者や履歴が追えなくなってしまいます。文書管理にファイルをアップロードしてから、リンクを掲示板で告知しましょう。

これも、同じ形式をたくさんの人が使う必要があるという点で、文書管理機能に向いています。マニュアル等は更新頻度も多くなる可能性があるので、ただしい情報がどれなのか、正確に管理される必要があります。

書類の作成中はGaroon外での管理でもいいですが、「正式な書類」として固まってきたら、ぜひ文書管理にアップロードして、混乱を起こさないようにしてみましょう。

今回はGaroonの文書管理機能をご紹介しました。スペースや社内メールの添付ファイルではなく、バージョン管理される利点をぜひ文書管理機能で感じてみてください。