Garoonのメール振り分け機能とは？設定方法と活用法

みなさまこんにちは！　突然ですが、メールを受信した後、フォルダに振り分ける作業に煩わしさを感じていませんか？

Garoonでは、届いたメールを自動でフォルダに振り分けができる、「メール振り分け機能」が存在します。

この記事では、設定方法や活用法ついて説明します。

メール振り分け機能とは？

メール振り分け機能は、受信したメールを特定のルールに基づいて自動的に分類・整理する機能です。この機能を活用することで、重要なメールを見逃すことなく、効率的にメールを管理することができます。

また「ステータス」を振り分けることで、メールに対する対応の可視化を行うことができます。とっても便利ですね。

では、設定方法をご紹介します。

Garoonへログインし、ヘッダーの[ユーザー名]をクリックします。
[個人設定]をクリックします。
[各アプリケーションの設定]をクリックします。
[メール]をクリックします。
[振り分け保存の設定]をクリックします。
「振り分け保存の設定」画面で、メールアカウントをドロップダウンリストから選択し、[振り分け保存を追加する]をクリックします。
振り分け保存設定名を入力します。
振り分け保存の設定名を入力します。振り分け保存設定名は、必ず設定します。
振り分け条件を設定します。
メールの振り分けには以下のような条件を設定可能です。
- 標題、From、To、CC、メールヘッダー、メールサイズ
- ○○含む、○○で始まるといった部分一致
- 条件の組み合わせ
ステータスを設定します。
「振り分け条件」に一致するメールに設定するステータスを選択します。
保存先のフォルダを設定します
「振り分け条件」に一致するメールの保存先のフォルダを選択します。
「（新規作成）」を選択すると、「振り分け保存設定名」と同じ名前のフォルダが作成されます。
設定内容を確認し、[追加する]をクリックします。

プロジェクトごとにフォルダを作成し、関連するメールを自動的に振り分けます。これにより、プロジェクトの進行状況や関連資料をすぐに確認できます。

クライアント別にフォルダを設定し、対応履歴を一目で確認できるようにします。これにより、迅速な対応と一貫したサービス提供が可能になります。

ニュースレターやお知らせメールを専用フォルダに振り分け、重要なメールと混同しないようにします。

緊急度の高いメールに対して特別な通知を設定し、迅速な対応を可能にします。

振り分け保存の設定は、設定後に受信するメールに対してのみ適用されます。

設定前に受信したメールは手動で目的のフォルダに移動する必要があります。

振り分け保存が複数登録されている場合、上位に記載されている条件から順に実行されます。

いかがでしたか？

今回は、メール振り分け機能について紹介しました。

一度設定する事で、日々手動でメールを振り分ける煩わしさから解放されます。

ぜひ、この機能を活用して、日々の業務をよりスムーズに進めてください。