Garoon文書管理アンチパターン

みなさんこんにちは！　お読みいただきありがとうございます。

Garoonでの文書管理をお考えですか？　それとも、もう使っていますか？

運用してみるとわかるのですが、Garoonの文書管理機能はうまく使えると強力である反面、上手に使える対象は意外と限られています。

今回は、Garoonでの文書管理に失敗したパターンについて考えてみたいと思います。

文書管理（ファイル管理機能）とは

「バージョン管理」「全文検索」「階層での分類」といった機能を提供し、チームでのファイル管理に関する混乱に対処できる機能です。正式なファイルはどれなのか、また誰がそれを更新したのかを把握することができ、ファイルへのURLリンクを掲示板で告知したり、社内メールに乗せたりすることができます。

とっても便利ですよね！

進行中のシステム開発プロジェクトの開発資料を文書管理に逐次アップロードします。設計資料や議事録など、ファイル管理されているものは何が最新か分かりませんよね。なんだかいい案に感じますが、これはよくなかったです。

問題は開発中の資料は変更が多く入るという点です。更新が安定していないと言うこともできます。状況次第では一日に何度も見直しが入るので、Gitのような専門の管理ツールのほうに軍配が上がってしまいます。

納品物に関しても、結局Git側で管理されてしまうので、グループウエアに上がっている意味がないです。

変更が一日に多く入る安定していない書類は、Garoonでの共有にあまり向いていないと思います。

これも一日に大量の変更が入ったり、変更箇所を統合する必要がある状態で共有されるパターンです。管理以前のファイルがやり取りされています。例えば担当者ごとのExcelファイルを、１つのブックに、シートごとに収める、といったような運用は、ファイルの上書き合戦になります。

そもそも「正式でない・最終版でない・現在作成中の」ファイルは様々なバージョンに枝分かれしてしまうので、Garoonの文書管理には向いていないと言えます。

ワークフローなどで関係部署の確認を通し、承認を受けたファイルのみを注意深く文書管理するのが、運用としておすすめです。

Garoonの文書管理では複雑な管理権限を設定することが可能です。

特定の部署と、特定のプロジェクトにかかわるグループに所属するユーザーのみが見られる。こういったシーンでは問題なく運用ができると思います。

ただ、期間を設定して公開したり、申請を出して承認を受けたユーザーにだけ見せるといった内容をGaroonで複雑に構築すると、管理不能に陥りやすくなります。

そもそもグループウエアなので、基本的には公の情報を取り扱う場としてみなすほうがよいでしょう。（機密情報は面倒でも、できるだけ管理をフォルダなどで分けておき、個別のユーザーごとにファイルへの許可を与えたほうが、権限で混乱に陥ることがなくなるはずです。）

いかがでしたか？　文書管理はとても強力な機能ですが、何もかもを管理しようとすると、思わぬ問題に直面します。また、運用の面倒さと問題を防ぐ利点とのバランスで、なかなか運用定着が難しかったりします。

もしチームでの利用にお困りでしたら、ぜひ我々にお聞かせください。