サイボウズ Office クラウド移行の進め方｜移行ツールの手順・期間・注意点

パッケージ版サイボウズ Officeから、クラウド版へ移ると決めた。では実際に、何から手をつけて、どれくらいの期間で移行できるのか。ここで手が止まってしまう担当者の方は少なくありません。

安心していただきたいのは、パッケージ版からクラウド版 Officeへの移行は、3つの移行先の中で最も負担が小さいということです。無料のデータ移行ツールを使えば、データも設定もほぼそのまま引き継げます。ただし、事前の確認を怠ると、本番当日にツールが止まったり、社員がログインできなくなったりします。

この記事では、名古屋のサイボウズ オフィシャルパートナーである私たちサティライズが、移行の進め方を実務の順番に沿って整理しました。手順・期間・引き継げるデータ・つまずきやすいポイントの4つを、順に確認していきます。

クラウド移行の全体像｜6つのステップ

データ移行ツールを使って自社で移行する場合、作業は次の6つのステップで進みます。流れはサイボウズのクラウド移行の手引書に沿っています。

ポイントは、本番の前に必ずリハーサルを1回行うことです。リハーサルで移行にかかる時間が分かれば、本番をいつ実施すればよいかが決まります。試用環境は30日間無料なので、リハーサルにかかる費用は発生しません。

移行前に確認したい6つの項目

データ移行ツールは、条件を満たしていないと途中で止まります。本番で慌てないよう、次の6項目を先に確認してください。

※確認方法の詳細は、データ移行ツールのマニュアルにまとまっています。

あわせて、各ユーザーに一意のログイン名とパスワードが設定されているかも確認しておきます。ログイン名が重複していたり、使えない文字が入っていたりすると、ツールがエラーで止まります。長年運用してきたOfficeほど、退職者のアカウントや古い設定が残っていることがあるため、ここで整理しておきましょう。

移行にかかる期間｜作業は1日、準備を含めると1〜2か月

移行ツールを動かす作業そのものは、リハーサル・本番ともに数時間から1日程度が目安です。ただし、データ量によって大きく変わります。

※クラウド版へのデータ移行時間の目安に掲載された移行実績をもとにまとめました。ネットワーク環境やサーバーの性能によって変わります。

注意したいのが、cybozu.comの定期メンテナンスです。毎月第2日曜日の午前1時〜7時はメンテナンスのため、この時間をまたぐ移行はできません。データ量が多く移行に丸1日以上かかりそうな場合は、メンテナンスを避けて日程を組む必要があります。

では、準備や社内の確認を含めると、全体でどれくらいかかるのか。私たちサティライズの実績を担当者に聞きました。

一方で、サイボウズが2021年に実施したアンケートの結果も見ておきましょう。データ移行ツールで移行した企業の約半数が、検討を始めてから完了までに半年ほどかかっていました。作業自体は短くても、移行先の決定や社内調整に時間がかかるということです。サポート終了日から逆算した計画の立て方は、パッケージ版サイボウズ Officeのサポート終了はいつ？で紹介しています。

引き継げるデータ・引き継げないもの

パッケージ版からクラウド版 Officeへの移行では、移行できない機能やデータは基本的にありません。スケジュール、掲示板、ワークフロー、カスタムアプリなど、使ってきたデータはそのまま引き継げます。例外は、個別のカスタマイズで作った他システムとの連携などです。

そのうえで、移行の前に知っておきたい注意点があります。

カスタムアプリを引き続き使う場合は、クラウド版でプレミアムコースを契約してください。スタンダードコースとの違いは、カスタムアプリ機能があるかどうかだけです。また、メールのデータはアップロードするかどうかを選べます。メールを移さない場合は、アップロードするデータ量を減らせます。

つまずきやすい3つのポイント

Office同士の移行なので、機能面で困ることはほとんどありません。担当者に聞いても、答えははっきりしていました。

この声をもとに、実務でつまずきやすいポイントを3つに絞りました。

1. ログイン方法とパスワードが変わる

クラウド版のURLは「https://（サブドメイン名）.cybozu.com/」になり、ログイン画面も変わります。さらに、移行後の初回アクセス時には、すべてのユーザーがパスワードポリシーに合わせてパスワードを再設定する必要があります。

切り替え当日に「ログインできない」という問い合わせが集中しないよう、新しいURLとログイン手順を事前に社員へ案内しておくことが重要です。パスワードを忘れた社員が出た場合は、管理者がパスワードを再設定して連絡します。

2. データ容量・ユーザー数の上限に引っかかる

データが500GBを超える、またはユーザーが350名を超えると、移行ツールそのものが使えません。添付ファイルが長年たまった会社ほど、容量の確認は早めに行ってください。メールデータを移さない、不要なファイルを削除する、といった方法で条件内に収められることもあります。

3. 社外からのアクセスとセキュリティ

クラウド版は、インターネットにつながれば社外からも使えます。便利になる一方で、アクセスの範囲をどう制限するかを決めておく必要があります。クラウド版では、アクセスできるIPアドレスを制限する設定を追加費用なしで使えます。クライアント証明書を入れた端末だけに限定したい場合は、有料オプションのセキュアアクセス（1ユーザー月額250円・税抜）も選べます。

クラウド移行にかかる費用

費用は、移行作業そのものと、移行後の利用料の2つに分けて考えます。

利用料の詳細はクラウド版の料金ページで確認できます。初期費用はかかりません。サーバーの保守やバージョンアップの手間がなくなる分、運用の負担は軽くなります。

自社で移行するか、パートナーに任せるか

条件を満たしていれば、データ移行ツールを使って自社で移行できます。一方、次のような場合は、パートナーに相談したほうが確実です。

• データ容量が500GBを超える、またはユーザー数が350名を超える
• レンタルサーバーやホスティングサーバーで運用している
• メールワイズやGaroonなど、複数の製品をまとめてクラウド化したい
• 社内にIT担当がおらず、リハーサルや社員への案内まで手が回らない

複数製品をまとめて移した事例を紹介します。

移行先そのものを迷っている場合は、サイボウズ Office パッケージ版の移行先を比較もあわせてご覧ください。

よくある質問

Q

データ移行ツールはいつまで使えますか？

A

Windows版のデータ移行ツールは、2027年12月31日まで使えます。Linux版は2024年6月30日で提供を終えています。ただし、パッケージ版のライセンス有効期限が切れると一部のデータを扱えなくなるため、有効期限内に移行を終えておくことが重要です。

Q

移行中、社員はサイボウズ Officeを使えますか？

A

ツールの実行中はパッケージ版がメンテナンスモードになるため使えません。リハーサルで所要時間を測り、週末など業務への影響が小さい時間帯に本番を行ってください。

Q

クラウド版を試用中に入力したデータはどうなりますか？

A

データ移行では、移行元のパッケージ版のデータがクラウド版のデータを上書きします。試用中に入力したデータは上書きされる前提で、試用環境はリハーサルと動作確認の場と考えてください。

Q

パスワードはそのまま使えますか？

A

移行後の初回アクセス時に、すべてのユーザーがパスワードポリシーに合わせてパスワードを再設定する必要があります。新しいURLとあわせて、事前に社員へ案内しておいてください。

Q

自社で移行するのが不安な場合はどうすればよいですか？

A

サティライズのOffice10 クラウド移行サービスでは、リハーサルから本番、移行後の利用確認まで支援しています。相談と見積もりは無料です。

まとめ｜リハーサルとログインの案内が成功のカギ

パッケージ版からクラウド版 Officeへの移行は、無料の移行ツールでデータも設定もほぼそのまま引き継げます。作業は1日程度、準備や社内確認を含めても1〜2か月が目安です。

つまずきやすいのは、容量・ユーザー数の上限、ログインとパスワードの変更、社外アクセスの制限の3点です。事前の6項目チェックとリハーサルを済ませ、社員への案内まで準備しておけば、切り替えは落ち着いて迎えられます。

自社で進めるか迷ったら、サティライズにご相談ください。オンラインで全国対応しており、相談・見積もりは無料です。